Få højere stemmedeltagelse med mindre arbejde – hold den årlige generalforsamling digitalt.
Nu er det muligt for ca. 3.500 og andels- og ejerboligforeninger at holde den årlige generalforsamling digitalt. Erfaringerne viser, at digitale platforme fremmer deltagelsen i generalforsamlinger.
“Vi kan se, at digitale generalforsamlinger resulterer i langt højere stemmeprocenter til generalforsamlinger hos de foreninger, der har prøvet den digitale mulighed. Foreningerne oplever højere deltagelse til afstemninger i dagsordenen”, forklarer Christian Ringbæk fra firmaet Prosedo, der har udviklet ProBo.
Ofte er det under en tredjedel af beboerne, der deltager i den årlige generalforsamling. Det er synd for demokratiet i boligforeningen, men ofte forståeligt da deltagelse traditionelt set kræver fremmøde én aften i et bestemt tidsrum – noget en del ikke kan få passet ind i deres hverdag. Med en digital generalforsamling kan stemmeafgivelse finde sted over flere dage og dermed i langt højere grad tage højde for beboernes ønske om fleksibilitet.
Mange fordele ved digitale generalforsamlinger
Er der unge beboere i foreningen, så er digital generalforsamling en perfekt måde at få dem inddraget på. Ofte deltager unge i mindre grad i de traditionelle generalforsamlinger, men ved at give muligheden for at deltage digitalt øges opmærksomheden på vigtigheden af at deltage bare nogenlunde aktivt i foreningens ve og vel. Endelig er der efterhånden i alle danske hjem adgang til computer og internet, så andre end unge er på ingen måde afskåret fra at være digitale.
>
“Med en digital generalforsamling kan stemmeafgivelse finde sted over flere dage ”
For mange er det også mere bekvemt at deltage digitalt. Så er alle relevante bilag til generalforsamlingen samlet ét sted, så man direkte knyttet til dagsordenens punkter også har tilhørende dokumenter samt mulighed for at stille spørgsmål til punktet. Dette medfører i sidste ende en højere stemmeprocent! Jo flere der deltager og stemmer, jo mindre risiko for uenigheder efterfølgende.
Digital generalforsamling eller fysisk generalforsamling
De færreste ønsker, at den ordinære generalforsamlings fysiske møde skal afskaffes. Men nye digitale værktøjer kan være et supplement, der er med til at generalforsamlingen totalt set bliver styrket. Beboere der ikke kan eller vil deltage til den fysiske generalforsamling, kan dermed stemme digitalt – helt som vi kender det fra brevstemmer til folketingsvalg.
I april og maj måned er det hvert år højsæson for generalforsamlinger. Covid-19-pandemien og regeringens forsamlingsforbud gav mange aflysninger af generalforsamlinger, der fremover kan holdes digitalt. Dermed kan de afholdes uanset om beboerne ønsker at være til stede fysisk eller ej og en række af foreningernes vigtige beslutninger sættes ikke i stå.
Administrationsselskaber bakker op om digitale møder
Flere administrationsselskaber har taget de nye muligheder i brug. Et af dem er Boelskifte Administration A/S, hvor adm. direktør Andreas Heldgaard Elleby vurderer, at der juridisk set er forskellige holdninger til, hvorvidt foreningernes vedtægter giver mulighed for digitale generalforsamlinger:
Foto: Prosedo
”Langt de fleste foreningers vedtægter foreskriver ikke, at den ordinære generalforsamling skal afvikles et fysisk sted. Det er et fortolkningsspørgsmål. Desuden har mange (digitale) foreninger ændret vedtægterne. Her sker al kommunikation mellem beboer, bestyrelse, vicevært og administrator i dag digitalt for størstedelen af foreningens beboere. For at sikre sig mod tvivl om generalforsamlingens lovlighed, bør man drøfte emnet konkret med sin daglige administrator. Man bør eventuelt søge at supplere den digitale generalforsamling med afgivelse af fysiske stemmesedler i formandens postkasse, inden generalforsamlingen slutter. Derved kan man sikre, at alle beboere i foreningen kan blive hørt. Redskabet vil, i disse Covid-19 tider, være en god måde at få godkendt årsregnskabet på. Processen kan med fordel også bruges hos de andelsboligforeninger, der benytter valuarvurdering til at få den nye andelskrone vedtaget”.
IT koster, men er ofte en god investering
Ligesom det er en god idé at skifte de gamle glødepærer ud med nye LED-pærer og dermed spare strøm fremover, så er det en god idé at investere i en øget interesse for foreningens demokratiske processer. Priserne i markedet ligger i dag på ca. 2.500 pr. generalforsamling, og i ProBo koster det kr. 800 kr. samt 25 kr. pr. bolig for et års ubegrænset forbrug af digitale generalforsamlinger. Funktionen kan tillige også benyttes til ekstraordinære generalforsamlinger samt bestyrelsesmøder. Hjælp og support til beboerne og bestyrelsen er i øvrigt også inkluderet.
Artiklen er skrevet af Christian Ringbæk, Partner & konsulent, Prosedo.
Denne og andre artikler kan læses i seneste udgave af Magasinet Min Boligforening.