Bestyrelsesmøder er et vigtigt omdrejningspunkt i enhver boligforening. Her bliver store og små beslutninger truffet, og driften af ejendommen holdt på sporet. Men selv de bedste intentioner kan drukne, hvis dagsordenen er uklar, diskussionerne løber af sporet, eller opgaverne bliver glemt bagefter.
Her er nogle enkle principper til at få mere ud af jeres møder – og gøre dem både mere effektive og mere givende for alle rundt om bordet.
En klar dagsorden giver mødet retning
Det hele starter med dagsordenen. Den skaber både struktur og forventningsafstemning, og gør det lettere for alle at møde forberedte op. Dagsordenen bør sendes ud i god tid og gøre det tydeligt, hvad formålet med hvert punkt er: Skal I træffe en beslutning, orientere hinanden eller vende en idé?
Det kan være en god idé at bruge en fast skabelon, hvor bestyrelsesmedlemmer eller ansvarlige for forskellige områder (f.eks. økonomi, beboerhenvendelser, vedligehold, kontakt til administrator mv.) kan bidrage med relevante punkter. På den måde bliver dagsordenen et fælles ansvar, og ikke bare formandens to-do-liste.
Tip! Aftal f.eks., at alle input skal være ført til dagsordenen senest tre dage før mødet. Det giver både overblik og hjælper referenten, fordi punkterne allerede er formuleret på forhånd.
Hold styr på tiden
Et godt møde kræver en klar struktur, hvor der både er sat start- og sluttidspunkt. Det lyder måske som en detalje, men det kan gøre en stor forskel. Når alle ved, hvornår mødet begynder og slutter, er det nemmere at prioritere tiden – og sikre, at man når det vigtigste, uden at mødet trækker ud til langt ud på aftenen.
Ved at afsætte tid til hvert punkt på dagsordenen, undgår man, at enkelte emner tager overhånd eller udvikler sig til en løs snak. Det skaber fremdrift, fokus og respekt for alles tid og energi.
Rollefordeling skaber overblik
Hvem tager kontakten til maleren? Hvem skriver referat? Og hvem følger op på det punkt, I talte om sidste gang?
Et godt bestyrelsesmøde begynder før mødet – og fortsætter bagefter. Tydelig rollefordeling sikrer, at intet falder mellem to stole, og at alle ved, hvad de skal. Udpeg gerne en mødeleder og en referent på forhånd, og sørg for, at hvert punkt på dagsordenen har en ansvarlig tilknyttet.
Referatet skal være til at arbejde videre med
Et godt referat er ikke en minutiøs gengivelse, men et brugbart arbejdsredskab. Det skal være tydeligt, hvem der skal gøre hvad, og hvornår det skal være gjort.
Brug dagsordenens punkter som overskrifter – og skriv kort, hvad der blev drøftet, besluttet, og hvem der følger op. Når dagsordenen allerede har været detaljeret, er referatet ofte en naturlig forlængelse, hvor man blot tilføjer drøftelser og konklusioner.
Brug for inspiration?
Skab en god mødekultur
Hvordan mødet starter, og hvordan I taler sammen, har stor betydning for både samarbejdet og effektiviteten. En god stemning gør det nemmere for alle at byde ind og tage ansvar.
Start f.eks. med et par minutters uformel snak over kaffe eller sodavand, inden dagsordenen går i gang. Det giver en blød indledning, hvor man lige får set hinanden i øjnene og stemt sig ind på mødet. Husk også at give plads til forskellige stemmer – også dem, der ikke taler højest. Når alle føler sig velkomne og trygge, er det lettere at træffe gode beslutninger sammen.
Tip! Nogle bestyrelser vælger at starte mødet med at spise et hurtigt aftensmåltid sammen – f.eks. pizza fra det lokale pizzeria. Det behøver ikke være noget særligt, men det kan være en god måde at styrke fællesskabet og relationerne.