Vedligeholdelsesplanen er et afgørende redskab i en boligforenings bestyrelse, som skaber overblik, når vigtige beslutninger for ejendommens/foreningens vedligehold skal træffes.
En bygningsrapport inkl. et vedligeholdelsesbudget eller en vedligeholdelsesplan: Kært barn har mange navne. Uanset, hvordan det omtales, er det et vigtigt beslutningsgrundlag for andels- og ejerforeninger.
En vedligeholdelsesplan er en minutiøs byggeteknisk gennemgang. Den gennemgår hele ejendommen fra kælder til kvist lige fra sokkel og fællesinstallationer til facade, vinduer og tag. Med udgangspunkt i gennemgangen udarbejdes et prioriteret budget over ejendommens/foreningens kommende vedligehold.
Bestyrelsens vigtigste værktøj
Når man skal sikre ejendommens stand – såvel nu som i fremtiden – kræver det et større overblik. Mange af de beslutninger, der skal tages i en boligforening, kræver store økonomiske midler. Trænger ejendommens facade til renovering eller vinduer til en udskiftning, er det en meget tung post. Samtidig skal disse økonomisk tunge beslutninger træffes af en frivillig bestyrelse, der også har fuldtidsjob ved siden af. Det betyder i mange tilfælde, at de jævnligt skal træffe beslutninger om noget, de måske ikke har faglig viden om. Derfor er det vigtigt for foreningen at have et gennemarbejdet beslutningsgrundlag, der er udarbejdet af fagfolk med erfaring inden for bygningsvedligehold.
En anden og væsentlig ting er, at selvom det i det pågældende øjeblik ikke føles rart at bruge af foreningens økonomiske midler, er det på længere sigt dyrere at skubbe problemer til senere end at tage sig af dem, når de opstår. Store udskiftninger – der er noget af det allerdyreste, en forening kan komme ud for – kan nemlig i mange tilfælde undgås, hvis ejendommen løbende vedligeholdes.
“Vedligeholdelsesplanen skal tage højde for den økonomiske fordel i at udføre bygningsarbejder sideløbende med hinanden – såkaldte synergiarbejder.”
Udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan
At udarbejde en optimal vedligeholdelsesplan er en proces med flere faser. Ofte vil den rådgiver, I vælger til at udarbejde jeres vedligeholdelsesplan, varetage styringen af rapporten. Rådgiver begynder med at se på ejendommens renoveringshistorik – altså hvad der tidligere er udbedret, eller hvilke bygningsdele der er udskiftet i ejendommen og hvornår.
Næste skridt er at bese nogle af ejendommens lejligheder, som er repræsentative for foreningen. Det er med til at danne et billede af ejendommens fællesinstallationer, de lodrette stigstrenge og andet ejendomsrelateret.
Herefter er det vigtigt, at rådgiver tager en snak med foreningen og beboerne. Blandt andet skal det afklares, hvordan udgifterne i foreningen fordeles for den enkelte ejer/andelshaver, og hvilke dele af ejendommen der betragtes som fællesinstallationer og dermed noget, vedligeholdelsesplanen skal tage højde for.
Udarbejdelsen af en vedligeholdelsesplan kræver også, at foreningen gør sig klart, hvad der er af ønsker til forbedringer for ejendommen i fremtiden. Er der for eksempel et ønske om, at foreningen skal blive grønnere, handler det om at tænke energioptimerende renoveringsmuligheder ind i vedligeholdelsesplanen – som f.eks. isolering af tagkonstruktionen, etablering af solceller, indarbejdelse af “den digitale varmemester” mm.
Ligeledes skal vedligeholdelsesplanen tage højde for den økonomiske fordel i at udføre bygningsarbejder sideløbende med hinanden – såkaldte synergiarbejder. Med dsen rigtige plan kan foreningen spare på stilladsomkostninger og rådgivningsydelser mm.
Det gode beslutningsgrundlag
Den hyppigste udfordring for foreninger med vedligeholdelsesplanen er, at den ikke kommer på dagsordenen til generalforsamlingen. Det skyldes bl.a. udskiftning i bestyrelsen, der ikke bliver bekendt med status på vedligeholdelsesplanen.
Derfor er det vigtigt at sørge for, at vedligeholdelsesplanen kommer på dagsordenen til generalforsamlingen, drøftes i foreningen og er tilgængelig uanset udskiftning i bestyrelsen. Det er netop derfor, vi i Ingeman Fischer altid ringer til bestyrelsen og sender en mail hvert halve år. På den måde følger vi op på, hvor langt foreningen er kommet med deres overvejelser omkring igangsættelse af arbejde, og om der er opstået noget, de har brug for hjælp til.
Artiklen er skrevet af Joachim Pedersen, bygningskonstruktør MAK og partner, Ingeman Fischer
Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.