Vedligeholdelsesplanen fungerer som bestyrelsens usynlige samarbejdspartner, der bidrager til en effektiv drift og langsigtet vedligeholdelse af ejendommen. Men hvordan forløber processen egentlig fra den indledende idé til I står med en færdig og anvendelig vedligeholdelsesplan?
Som bestyrelse i en boligforening har I ansvaret for at træffe vigtige beslutninger, der påvirker ejendommens værdi og beboernes trivsel. En vigtig brik i dette puslespil er en opdateret vedligeholdelsesplan, der prioriterer nødvendige tiltag over en 10-års periode. Planen udarbejdes af en byggeteknisk rådgiver og hjælper bestyrelsen gennem økonomiske beslutninger, der potentielt sparer foreningen penge på sigt ved at minimere uforudsete projekter og skader.
Denne guide vil tage jer igennem de forskellige trin i udarbejdelsen af en vedligeholdelsesplan – fra den første besigtigelse af ejendommen til præsentationen af den færdige plan for foreningens beboere.
Guide til en vedligeholdelsesplan:
1 – besigtigelse
Når I skal have udarbejdet en vedligeholdelsesplan, begynder processen først og fremmest med en grundig besigtigelse af ejendommen, hvor formålet er at identificere potentielle vedligeholdelsesopgaver og fremtidige behov. På gennemgangen screener man ejendommen, herunder kælder, loft og udvalgte lejligheder. Det betyder, at der ikke bliver udført nogle destruktive indgreb, men at de udvalgte områder giver et godt indblik i bygningens stand generelt. Her er det afgørende med god kommunikation med jer som bestyrelse, da det giver rådgiveren mulighed for at få indblik i tidligere udførte renoveringer og tiltag samt de udfordringer eller problemer, som beboerne oplever på ejendommen i hverdagen. Alt sammen viden, der umiddelbart ikke er tilgængelig for rådgiveren, men som senere udgør vigtig information i udarbejdelsen af vedligeholdelsesplanen. Under besigtigelsen registreres ejendommen og de forskellige vedligeholdelsesopgaver i en overordnet plan i prioriteret rækkefølge. Planen tager udgangspunkt i ejendommens enkelte bygningsdele, herunder klimaskærmen, fundamentet og tekniske installationer. Denne opbygning af vedligeholdelsesplanen fungerer desuden som rådgiverens egen kontrol for at sikre, at intet væsentligt overses.
2 – udarbejdelse
Efter besigtigelsen udarbejder rådgiveren en detaljeret vedligeholdelsesplan i prioriteret rækkefølge ud fra data og dokumentation fra besigtigelsen. Opbygningen af vedligeholdelsesplanen kan variere fra rådgiver til rådgiver. Det vigtigste er dog, at I vælger en rådgiver, I har tillid til, og som fokuserer udelukkende på ejendommens vedligeholdelsesbehov.
>
“Hvis man kan planlægge smart og udføre et projekt samtidigt med et andet, er der ofte penge at spare.”
Planen inddeler ejendommen i de enkelte bygningsdele og definerer tilstanden af disse områder ved hjælp af farvekoder. Samtidig beskrives de forventede omkostninger og tidsrammer for kommende projekter. Rådgiveren inkluderer også information om tidligere renoveringer og vedligehold for at sikre, at denne viden bevares til fremtidige bestyrelsesmedlemmer.
Denne fremgangsmåde sikrer en struktureret tilgang til fremtidig vedligeholdelse og budgettering, som munder ud i et 10-årigt vedligeholdelsesbudget. Med både overblik og struktur har I i bestyrelsen de bedste forudsætninger for at klarlægge foreningens fremtidige vedligeholdelsesomkostninger og undersøge muligheder for synergi mellem projekterne. For hvis man kan planlægge smart og udføre et projekt samtidigt med et andet, er der ofte penge at spare på stillads eller andet til fordel for foreningens økonomi. Hvis I i foreningen ønsker at blive mere bæredygtige, kan rådgiveren indtænke dette i fremtidige vedligeholdelsestiltag, såfremt det er muligt.
3 – præsentation
Når den færdige vedligeholdelsesplan er klar, arrangeres et møde med jer i bestyrelsen, hvor planen præsenteres. Som rådgiver fremhæver vi de mest nødvendige og vigtigste tiltag samt giver gode råd og generelle vejledninger. I præsentationen inkluderer vi også forslag til forbedringer og renoveringer, og hvordan byggepladsen bedst kan udnyttes. Er der f.eks. mulighed for at udnytte det opsatte stillads, så facaden ses efter for skader ved en tagudskiftning? Formålet er at klæde jer godt på til at implementere planen i foreningen, så den kan drøftes på den kommende generalforsamling. For at sikre en effektiv kommunikation og forståelse af planen, kan en rådgiver lave et oplæg med en beskrivelse af projektet samt et budget, som kan præsenteres på generalforsamlingen. Det vil være en stor fordel, hvis rådgiveren tilbyder at deltage aktivt på generalforsamlingen og bidrage til præsentationen af planen for foreningens medlemmer.
4 – drift
Som byggetekniske rådgivere indleder vi en dialog med foreningen om langsigtede løsninger og projekter, da vi ser det som et plus. Det skaber værdi både for foreningen og for rådgiveren, da det giver os et dybere indblik i ejendommen, beboernes behov og potentielle udfordringer i foreningen. Det fremmer et værdiskabende samarbejde mellem parterne, hvilket betyder bedre rådgivning og implementering af planen, samt en bedre forståelse for foreningens ønsker og økonomiske perspektiver.
Det kan kræve en del arbejde at komme videre i processen og sikre, at de mest kritiske punkter bliver præsenteret på generalforsamlingen. Det indebærer blandt andet udarbejdelse af forslag til det projekt, der skal stemmes om. Derfor har det stor værdi at have en rådgiver, der står klar til at hjælpe bestyrelsen hele vejen fra projektets start til slut. Men det hele starter med at få en opdateret og retvisende vedligeholdelsesplan, der er til at forstå, og som foreningen kan bruge som grundlag for sin planlægning og økonomi.
Løsningen er en langsigtet plan
En vedligeholdelsesplan udgør en vigtig del af en ejer- eller andelsboligforenings drift og vedligeholdelse. Den giver struktur og planlægning for kommende projekter og fungerer som et værdifuldt redskab for bestyrelsen. Det er afgørende, at planen aktivt bruges og opdateres regelmæssigt for at sikre dens effektivitet både nu og i fremtiden.
Ved at planlægge vedligeholdelse og renoveringsprojekter efter en langsigtet plan kan rådgiveren bidrage til at skabe værdi for både bestyrelsen og beboerne. Hos ETPLUS ser vi vedligeholdelsesplanen som en vigtig del af vores service, hvor vi samarbejder tæt med bestyrelsen for at opnå økonomiske besparelser og skabe en attraktiv ejendom for alle beboere. Vi tror på, at en aktiv brug af vedligeholdelsesplanen sammen med vores rådgivning sikrer en tryg og økonomisk bæredygtig fremtid for boligforeningen.
Artiklen er skrevet af Stine Gjesten, Kasper Haslebo og Line Lyng Wieland fra ETPLUS
Denne og mange andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening