Er digitale værktøjer vejen frem i bestyrelsesarbejdet?
Digitale værktøjer åbner døre til nye måder at gribe bestyrelsesarbejdet an på. Sammen med Ole Lindholm Madsen fra ProBo stiller vi skarpt på, hvordan disse værktøjer påvirker bestyrelsesarbejdet, og hvilke udfordringer og muligheder de fører med sig.
- Caroline Flaga Vindelev, skribent, Min Boligforening
Vi befinder os for alvor ved en skillevej, når det kommer til brugen af digitale værktøjer – en skillevej, der er tydelig at få øje på i bestyrelsesarbejdet i boligforeninger, hvor flere og flere yngre – og digitalt velbevandrede – generationer melder sig ind, men hvor arbejdsgangene stadig er præget af en traditionel og analog tilgang. Så hvad byder fremtiden egentlig på, når det kommer til digitalisering af bestyrelsesarbejdet?
“Den nye og kommende generation af bestyrelsesmedlemmer er langt mere digitalt anlagte end tidligere, og de har forventninger om, at de værktøjer, de bruger, lever op til standarder, de kender fra andre platforme som f.eks. Facebook og Instagram."
Et Corona-skub til digitale muligheder indenfor bestyrelsesarbejde
Da Corona-pandemien lammede verden, måtte samtlige brancher og sektorer øjeblikkeligt tilpasse sig de nye omstændigheder. Med raketfart blev der udviklet værktøjer, som gjorde det muligt at arbejde, samarbejde og løse opgaver på hidtil uset digital vis.
Til de flestes store held fortsatte denne digitale udvikling med hastige skridt efter, at Corona-pandemien var ovre, og i dag står vi i en verden af muligheder inden for digitale løsninger, som gør op med, hvordan mange arbejdsgange tidligere er foregået. Disse digitale værktøjer kan bl.a. have enormt stor værdi i en boligforenings bestyrelse, da de gør det muligt at arbejde smartere og mere effektivt.
”I dag muliggør digitale løsninger f.eks. at deltage til et møde i realtid fra sommerhuset eller rejsen og gør det endda muligt at stemme på lige fod med andre fysisk tilstedeværende i foreningen. Alt i alt gør det det hele mere fleksibelt. Og faktisk kan vi se, at stemmeprocenten øges til generalforsamlinger, hvis foreningen stiller mulighed for digital deltagelse til rådighed.”
Sådan fortæller Ole Lindholm Madsen, der er Product Manager hos ProBo, og uddyber: “Nye digitale værktøjer gør det f.eks. også muligt at uddelegere og holde overblik over bestyrelsesmedlemmers individuelle opgaver eller at sende akutbeskeder ud til alle beboere i foreningen på én gang.”
Også AI er ved at finde sin vej ind i de digitale løsninger til bestyrelsesarbejdet. Med kommende værktøjer til bestyrelsesarbejde med integreret AI bliver det muligt at løse ellers “kedeligt rugbrødsarbejde” på rekordtid, så bestyrelsesmedlemmerne i stedet kan koncentrere sig om de væsentligste opgaver, der står for døren.
“Du kan f.eks. bede AI-værktøjet om at få at vide, hvad foreningen har brugt på VVS-arbejde de sidste to år, og så dykker den ned i foreningens økonomiske data, regner det hele sammen for dig og giver dig et svar,” fortæller Ole Lindholm Madsen.
De skjulte skader
Rør, faldstammer og kloakopgaver
- 21. januar 2025 kl. 17:00-19:30
- København
Fremtidens sikkerhedsbehov
Med øget digitalisering af bestyrelsesarbejdet følger også større behov for og opmærksomhed på datasikkerhed. Netop her er det værd at overveje, hvilke digitale løsninger man som forening og bestyrelse gør brug af og hvordan. Ole Lindholm Madsen understreger, at det bliver stadig vigtigere at vælge værktøjer, der kan håndtere den store mængde data, som en bestyrelse arbejder med og i tråd med gældende GDPR-regler.
Mange bestyrelser kan nikke genkendende til at anvende Facebook i stor udstrækning – til kommunikation om dagligdagen i foreningen, til organisering af generalforsamlinger og fællesdage eller til kommunikation bestyrelsen imellem.
Men Facebook beskytter hverken data eller står til rådighed, hvis tekniske problemer opstår: ”Hvis man skal have hjælp til noget, der ikke fungerer, så er det sjældent muligt på en platform som Facebook,” udpensler Ole Lindholm Madsen.
“Hvis man skal have hjælp til noget, der ikke fungerer, så er det sjældent muligt på en platform som Facebook.”
Kunsten at favne alles behov
Selvom digitale systemer og værktøjer kan være med til at effektivisere og optimere bestyrelsesarbejdet, hører det fortsat til sjældenhederne, at bestyrelser i landets boligforeninger har rykket arbejdsprocesserne markant i en digital retning.
”Hos os mærkede vi tydeligt, at interessen for digitale generalforsamlinger faldt hurtigt, da Danmark blev åbnet op igen efter Corona-pandemien,” fortæller Ole Lindholm Madsen.
Men hvorfor egentlig det? Ole Lindholm Madsen peger på, at den manglende interesse hænger sammen med de dybe traditioner, der ligger bag den måde, generalforsamlinger afvikles på: ”Det er svært at gøre op med de vaner, der hersker i forbindelse med generalforsamlinger, nemlig at man fysisk møder op og stiller et forslag, fysisk stemmer om tingene osv.”
Alligevel forudser Ole Lindholm Madsen, at udviklingen kommer til at gå sin helt naturlige gang: ”Den nye og kommende generation af bestyrelsesmedlemmer er langt mere digitalt anlagte end tidligere, og de har forventninger om, at de værktøjer, de bruger, lever op til standarder, de kender fra andre platforme som f.eks. Facebook og Instagram.”
Men godt bestyrelsesarbejde kan på mange parametre koges ned til godt samarbejde – og godt samarbejde handler bl.a. om at tage højde for hinandens forskelligheder og behov. Netop derfor kan en hybridløsning i form af en mellemvej mellem en digital og og traditionel arbejdsgang også være et godt sted at starte, hvor der tages højde for både udvikling og mulighed for at tilpasse sig denne udvikling.
”Man kunne jo sagtens forestille sig at starte et sted, hvor man afvikler en klassisk generalforsamling, men hvor de tidsintervaller, man stemmer i, udvides ved hjælp af digitale løsninger, eller hvor beskeder til beboere i foreningen sendes ud via et internt digitalt kommunikationssystem osv.,” fortæller Ole Lindholm Madsen.
Relevante artikler
Boligforeningers Dag 2025
Få viden, inspiration og invitationer til gratis events relevante for dig, der er bestyrelsesmedlem i en andels- eller ejerboligforening. Vi udsender nyhedsbrevet med 2-3 ugers mellemrum og sørger for, at du får den vigtigste information direkte i indbakken.
Find inspiration, viden og netværk
Bliv klogere på en lang række emner, som måtte have releavns i netop din boligforening, så du er klædt bedre på til kommende projekter eller udfordringer
Bestyrelsesarbejdet i andels- eller ejerboligforeninger er afgørende for en velfungerende og harmonisk ejendom både socialt og økonomisk.
Forbedring af ejendommens tilstand gennem omhyggelig planlægning og vedligehold kan sikre en stabil økonomi og øget ejendomsværdi
Optimer energiforbruget i jeres forening med effektive løsninger, der reducerer omkostningerne og fremmer ansvarlig brug af energikilder.
I boligforeninger er vi fælles om mange faciliteter, der er vigtige for beboernes komfort, trivsel og daglige bekvemmelighed.
Ved at styrke bygningens beskyttelse mod vejrpåvirkninger, kan I opnå et bedre indeklima samt lavere energiforbrug.
Udendørs områder og faciliteter i boligforeningen spiller en essentiel rolle for beboernes livskvalitet og velvære
Sikring af andels- og ejerboligforeninger mod skader er væsentligt for både beboernes sikkerhed og ejendommens værdi.
Tilmeld boligforening
Modtag automatisk gratis materialer med posten samt nyhedsbrev med viden, inspiration og invitationer til events.