Ansvar: Hvad er bestyrelsens, og hvad er administrators
Det er bestyrelsen, der har det overordnede ansvar for at planlægge og afholde generalforsamlingen. Det gælder både den årlige ordinære generalforsamling og eventuelle ekstraordinære møder. Bestyrelsen skal sikre, at mødet bliver indkaldt rettidigt, at dagsordenen er i overensstemmelse med vedtægterne, og at relevante dokumenter – som regnskab, budget og indkomne forslag – er tilgængelige for beboerne.
I praksis samarbejder mange bestyrelser med foreningens administrator, som ofte varetager en række administrative og tekniske opgaver. Administrator kan f.eks. hjælpe med udarbejdelse og udsendelse af indkaldelse og bilag, af årsregnskab og budget, planlægning og meget andet. Det afhænger af administrators samarbejde og aftaler med bestyrelsen.
Det er nemlig vigtigt at huske, at administrator kun handler på vegne af bestyrelsen. Det er stadig bestyrelsen, der har det formelle ansvar for, at generalforsamlingen afholdes korrekt og i overensstemmelse med vedtægterne.
Afstemning
Når noget skal besluttes eller vedtages i en boligforening, skal medlemmerne af foreningen stemme om udfaldet. Reglerne for, hvordan afstemningen skal foregå, og hvilket flertal der kræves, står i foreningens vedtægter.
Simpelt flertal: forslag er vedtaget, hvis der er flere stemmer for end imod. Dette gælder typisk for almindelige beslutninger om drift, mindre ændringer eller valg til bestyrelsen.
Simpelt flertal:der skal en større majoritet til, før et forslag er vedtaget – f.eks. 2/3 af de afgivne stemmer eller et bestemt antal fremmødte. Dette bruges ved beslutninger med større betydning, f.eks. vedtægtsændringer, salg af fællesarealer eller større renoveringsprojekter.
Enstemmighed: Enstemmighed betyder, at alle stemmeberettigede medlemmer af boligforeningen skal stemme for et forslag, for at det kan vedtages. Det anvendes sjældent, men kan være et krav ved særligt indgribende beslutninger – f.eks. ændringer i fordelingstal eller vedtægtsændringer, der påvirker ejernes rettigheder eller forpligtelser. Det er foreningens vedtægter, der afgør, hvornår enstemmighed kræves.
Fuldmagt:I tilfælde af, at en ejer eller andelshaver ikke kan deltage til generalforsamlingen, kan de i nogle tilfælde give en anden person fuldmagt til at stemme på deres vegne.
Det er bestyrelsen, der har det overordnede ansvar for at planlægge og afholde generalforsamlingen.
Beslutningsdygtighed
En generalforsamling kan kun træffe gyldige beslutninger, hvis den er beslutningsdygtig – det vil sige, at et tilstrækkeligt antal stemmeberettigede medlemmer er til stede eller repræsenteret. Kravet til beslutningsdygtighed varierer fra forening til forening og fremgår altid af vedtægterne. Hvis ikke generalforsamlingen er beslutningsdygtig, kan den ikke træffe bindende beslutninger. I sådanne tilfælde kan bestyrelsen være nødt til at indkalde til en ny generalforsamling (en ekstraordinær generalforsamling).
Dagsorden
Dagsordenen er generalforsamlingens rygrad. Det er den, der sikrer, at mødet bliver struktureret, og at alle relevante emner bliver behandlet i den rigtige rækkefølge.
Indholdet af dagsordenen skal følge foreningens vedtægter, som ofte opstiller en standardrækkefølge. En typisk dagsorden indeholder f.eks.:
- Valg af dirigent
- Bestyrelsens beretning
- Fremlæggelse og godkendelse af regnskab
- Indkomne forslag
- Fremlæggelse og godkendelse af budget
- Valg til bestyrelsen
- Eventuelt
Det er bestyrelsens ansvar at udforme dagsordenen og sikre, at den følger vedtægterne.
Dirigent
Til enhver generalforsamling udpeges en dirigent som det første på dagsordenen. Dirigentens rolle er at lede generalforsamlingen og sørger for, at mødet forløber lovligt, struktureret og efter vedtægterne.
Dirigenten skal være neutral og må ikke blande sig i debatten som part i sagerne. Af samme grund vælger nogle boligforeninger en ekstern dirigent – f.eks. en repræsentant fra administrator eller jurist.
Ekstraordinær generalforsamling
En ekstraordinær generalforsamling indkaldes, når der opstår behov for at træffe beslutninger uden for den ordinære, årlige generalforsamling. Det kan f.eks. være ved hastesager, større projekter, bestyrelsesafgange eller behov for genbehandling af et forslag.
Bestyrelsen kan selv beslutte at indkalde, men i mange foreninger kan også et bestemt antal medlemmer kræve det. Reglerne for dette står i vedtægterne.
Forslag
Både bestyrelsen og beboerne kan stille forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen. Det kan være alt fra konkrete ændringer i fællesarealer til vedtægtsændringer, nye initiativer eller ønsker om udskiftning af leverandører.
Som beboer skal man sende sit forslag skriftligt til bestyrelsen inden den frist, der står i vedtægterne – eller som er fastsat af bestyrelsen i indkaldelsen. Fristen er typisk 1–2 uger før generalforsamlingen.
Indkaldelse til generalforsamling
Indkaldelse til generalforsamling skal ske med det varsel og i den form, som foreningens vedtægter foreskriver. Det er typisk 2, 3 eller 4 uger før mødet.
Indkaldelsen skal være tydelig og tilgængelig for alle beboere – og den skal udsendes rettidigt. Hvis fristen eller formkravene ikke overholdes, kan det gøre beslutninger ugyldige. Derfor er det vigtigt at være præcis og planlægge i god tid.
Det er bestyrelsen, som har ansvaret for indkaldelsen.
Læs guide og download gratis skabelon til indkaldelse til generalforsamling her.
Referat
Et referat kan virke som et uskyldigt dokument, men er i virkeligheden et enormt vigtigt redskab i bestyrelsesarbejdet, som skaber overblik og sikrer en fælles forståelse. Referatet er den officielle dokumentation af, hvad der blev sagt, besluttet og vedtaget på generalforsamlingen – noget der er vigtigt at have, hvis der på bagkant opstår tvivl eller usikkerhed.
Referent: Ofte udpeges en referent til at skrive udkastet i løbet af generalforsamlingen.
Stemmeret
Stemmeretten på generalforsamlingen følger som udgangspunkt boligen – ikke nødvendigvis personen. Det betyder, at det typisk er andelshaveren eller ejerlejlighedsejeren, der har stemmeret.
Hvis en bolig ejes af flere personer, har de normalt én samlet stemme. Det samme gælder, hvis en bolig er udlejet – lejeren har ikke stemmeret, medmindre vedtægterne udtrykkeligt tillader det.
Vedtægterne bestemmer, hvem der har stemmeret, om og hvordan man kan stemme med fuldmagt eller andre specielle bestemmelser vdr. stemmeret.
Det er bestyrelsens ansvar klart at informere om stemmeretten i indkaldelsen, så der ikke opstår tvivl på selve mødet.
Dagsordenen er generalforsamlingens rygrad. Det er den, der sikrer, at mødet bliver struktureret, og at alle relevante emner bliver behandlet i den rigtige rækkefølge.
Vedtægter
Vedtægterne nævnes i mange af punkterne i artiklen her, og det er fordi, at det er bestyrelsens og foreningens måske vigtigste dokument. I vedtægterne står bl.a., hvordan bestyrelsen vælges og konstitueres, hvordan generalforsamlinger skal indkaldes og afholdes, hvilke rettigheder og pligter beboerne har i forhold til foreningen og hinanden, hvordan afstemning foregår og meget mere.
Download gratis skabelon til vedtægter for andelsboligforeninger her.
Økonomi
Økonomien er et fast og vigtigt punkt på dagsordenen, hvor bestyrelsen og/eller administrator fremlægger årsregnskab og budgetforslag.
Årsregnskab: skal være revideret og klart til udsendelse sammen med indkaldelsen – eller hurtigst muligt derefter. Det er normalt administrator eller foreningens revisor, der udarbejder og fremlægger regnskabet på mødet, men bestyrelsen skal kunne svare på spørgsmål og supplere med forklaringer, hvis der f.eks. er større afvigelser eller særlige udgifter.
Budgetforslag: er et vigtigt redskab for det kommende år og indeholder foreningens forventede udgifter og indtægter – f.eks. drift, vedligeholdelse og eventuelle afdrag på lån. Det skal godkendes af generalforsamlingen og bør være realistisk, forståeligt og veldokumenteret.