Forebyg konflikter når du bygger

Et stort byggeprojekt kombineret med et stramt budget og en ufleksibel tidslinje er den perfekte opskrift på en konflikt. Der opstår mange tvister i forbindelse med byggeri, men en del af dem kan forebygges med enkle greb.

Det kræver mere end bare mental styrke og en god støvmaske at komme igennem et stort byggeprojekt. Det ved de fleste, der på egen hånd har bakset med at vælte vægge eller renovere et badeværelse, hvor flere faggrupper skulle koordineres. Indimellem kan selv en mindre misforståelse mellem bygherre – altså den, der køber ydelsen – og entreprenører og håndværkere blive til en stor ekstra omkostning eller forsinkelse.

Desværre er konflikter jævnligt en del af byggeriet, både når det handler om små og store projekter. Men omkostningerne og forsinkelserne kan blive helt uoverskuelige, hvis først et millionprojekt som et nyt tag, udnyttelse af loftsrum eller udskiftning af faldstammer i en stor etageejendom kører af sporet.

Og hvem skal håndtere konflikten og kommunikationen mellem parterne for at få løst problemerne? Det er tidskrævende og kan afføde mange søvnløse nætter for bestyrelsen eller den styregruppe i foreningen, som har fået tildelt den interne del af ansvaret for projektet.

Forsinkelse og ekstraregninger

Forløbet beskrevet nedenfor er eksempel på en situation, der desværre ses ofte i boligforeninger, og som desværre alt for tit først ses på bagkant:

En forening står foran et større projekt, der længe har været en del af vedligeholdelsesplanen. Bestyrelsen beslutter sig for, at det er nu og tager sagen i egen hånd. Der er som regel et par stykker i bestyrelsen, som har lidt kendskab til byggeri, og som derfor ved, at processen begynder med, at man får hyret en byggeteknisk rådgiver. Det kan være en arkitekt, en rådgivende ingeniør eller en kombination.

Andre foreninger går til deres ejendomsadministrator for at få hjælp til at finde den rette, og det kan være en god idé, fordi administratoren har kendskab til branchen og tidligere succesfulde samarbejder.

Når man har udvalgt sin byggetekniske rådgiver og er nået til enighed om projektets udformning, skal opgaven i udbud hos et antal entreprenører, som giver tilbud. Igen tænker de fleste bestyrelser, at den primære aktør er den byggetekniske rådgiver – måske supporteret af administrator.

Når byggeriet er godt i gang, og støvet flyver om ørerne, kommer den første ekstraregning på et tidspunkt fra entreprenøren. Og ja, det gør den, uagtet hvor godt forberedt man er! Nogle tilvalg er blevet dyrere, eller der kan være opstået en uforudset udgift. Foreningen betaler den – det er jo fair nok, men måske synes bestyrelsen, at det er urimeligt, når ekstraregning nummer syv dukker op, for det kan vel ikke være meningen, når der nu er givet et tilbud?

Altid forsinket

Faktum er, at stort set alle byggerier bliver dyrere end oprindeligt planlagt, og de bliver også i en eller anden udstrækning forsinkede. Og hvis byggerådgiveren ikke har været god til at lægge ekstra luft ind i både budgettet og tidsplanen og i øvrigt ikke orienteret bestyrelsen om sandsynligheden for det uforudsete, ja, så har vi opskriften på en konflikt.

Denne klassiske udvikling ses hos en del foreninger, men den viser samtidig, at mange problemer kan tages i opløbet, hvis man kobler en advokat på projektet fra begyndelsen. Meget tidligere, end de fleste bestyrelser vil anse det for at være nødvendigt.

For det er ofte på grund af småfejl allerede i de tidlige faser af projektet, kimen til konflikten kan blive lagt. Forståeligt nok, for den byggetekniske rådgiver har fokus på planlægning, koordinering og den tekniske del af byggeriet.

En advokat kan derfor være sparringspartner for især rådgiveren og fokusere på at tjekke op på entreprenørens selskabskonstruktion, kontraktens udformning og eventuelle mangler.

Det gode forløb i et byggeprojekt

• Hav en buffer – både i budgettet og i tidsplanen. Det er næsten mere reglen end undtagelsen, at både budget og tidsplan overskrides. 

• Få kigget entreprisekontrakten igennem af en advokat – kimen til senere uoverensstemmelser mellem bygherre og entreprenør bliver ofte lagt i starten af processen på grund af ufyldestgørende materiale.

• Forsøg altid at finde en mindelig løsning på små og store uoverensstemmelser, før I vælger drastiske metoder som at tilbageholde betaling. 

• Hvis en konflikt går helt i hårdknude, kan I få en advokat til at lave en såkaldt advokatgennemgang og starte en juridisk proces med henblik på en retssag.

• Undgå at skifte for meget ud i bestyrelse eller styregruppe, mens et byggeri står på, da meget viden så kan gå tabt.

Senere i forløbet kan den juridiske sparringspartner fungere som konfliktmægler, der hjælper med at skabe forståelse mellem parterne, FØR en sag bliver til en alvorlig tvist og dermed forhindre det værste scenarie – at bygherre stopper betalingen, og entreprenøren forlader byggepladsen.

Her kan det være en forebyggende foranstaltning, hvis advokaten løbende har haft kendskab til referater fra byggemøder og kan deltage på det tidspunkt, hvor uenigheden er størst.

En advokat kan skabe klarhed over konsekvenserne af eksempelvis at tilbageholde betalinger, som for en mindre entreprenør kan føre til risiko for konkurs. Advokaten kan forsøge at mægle mellem parterne for at undgå store økonomiske ekstraudgifter og yderligere forsinkelser.

Et byggeprojekt er en kompleks størrelse, som desværre ikke fås i metermål og med faste garantier – heller ikke selvom man har hyret en advokat, før man satte de første underskrifter. Men det kan skabe tryghed for en bestyrelse eller styregruppe, som ikke selv er hjemme i paragraffer og forhandlingsteknik, at have en juridisk sparringspartner på sidelinjen.

Artiklen er skrevet af Johan Iversen Møller, advokat, ØENS Advokatfirma.

Denne og andre artikler kan læses i Magasinet Min Boligforening.