Bygge- og renoveringsprojekter: Hvem rådgiver bestyrelsen?

Bygge- og renoveringsprojekter, store som små, kræver typisk rådgivning fra eksperter.

Administratoren, banken, den tekniske rådgiver og forsikringsselskabet giver her deres bedste råd, som kan hjælpe jer med at sikre, at jeres projekter forløber så gnidningsfrit som muligt.

---

Hvordan kommer vi i gang, hvem hjælper os fra start til slut, og kan det overhovedet betale sig at renovere? Det er nogle af de spørgsmål, der kan opstå, når bygge- og renoveringsprojekter står for døren. Men det kan være både omkostningsfuldt og besværligt at begå fejl. Her kan I blive klogere på, hvilke rådgivere der bistår bestyrelsen og få eksperternes gode råd til kommende projekter. 

Hvem gør hvad?

 

• • Administratoren sørger for at indhente tilbud fra den byggeteknisk rådgiver og gennemgår finansiering, forsikring, kontrakter og regnskaber

• • Banken er foreningens sparringspartner, der sørger for, at foreningen ikke kaster sig ud i projekter, der ikke er økonomi til

• • Den tekniske rådgiver sikrer det gode samarbejde mellem alle parter og sikrer at projekter lever op til alle krav, herunder tid, kvalitet og økonomi

• • Forsikringsselskabet rådgiver bestyrelsen, så de er ordentligt forsikret både under og efter et projekt, så økonomisk tab for foreningen kan undgås

Hvordan kommer vi i gang? 

Noget af det første, man bør gøre, hvis man skal i gang med et bygge- eller renoveringsprojekt, er at tage fat i sin administrator. Det sker typisk allerede inden, at byggesagen bliver vedtaget på generalforsamlingen.

Pelle Jagtboe, der er byggesagsadministrator hos ØENS Ejendomsadministration, giver et indblik i, hvad administrators rolle er, når en forening står overfor et bygge- eller renoveringsprojekt:

“Administrator hjælper bestyrelsen med det administrative og det økonomiske vedrørende byggesager. Vi hjælper med juridisk gennemgang af kontrakter og aftaler og vejleder om finansiering og forsikringer, der kan bruges som tillæg til projektets oplæg på generalforsamlingen, hvor den byggetekniske rådgiver typisk også vil være med,” fortæller Pelle Jagtboe.

Nogle foreninger vælger ikke at samarbejde med en rådgiver, fordi de måske synes, det er for dyrt. Det fraråder ØENS Ejendomsadministration: “Det handler om, hvem der står med ansvaret i sidste ende, hvis noget går galt, eller hvis der kommer ekstraarbejder eller forsikringssager. Som administrator siger vi, at samarbejdet med rådgiver er vigtigt, hvis ikke bestyrelsen selv vil stå med det ansvar,” fortæller Pelle Jagtboe.

Administrators råd: Langsigtet planlægning

“Som administrator mener vi, at det er vigtigt, at foreningen har en vedligeholdelsesplan, så vedligeholdelsesopgaver kan planlægges og prioriteres.” Det sikrer nemlig en langsigtet styring af foreningens økonomi, og planen bruges til budgetplanlægning for de kommende år.

 

Hvad med finansiering? 

Banken er ikke kun dem, som låner foreningen penge til renoveringsprojekter. Banken er også en vigtig sparringspartner for bestyrelsen, fortæller Charlotte Lynggaard Cetti, der er erhvervsrådgiver i Lån & Spar.

“Når foreninger kommer til os med bygge- og renoveringsprojekter, laver vi en helhedsvurdering af foreningen, som blandt andet bygger på en vedligeholdelsesplan,” fortæller Charlotte Lynggaard Cetti og fortsætter: “Vi går i dialog med foreningen for at sikre os, at de ikke kaster sig ud i projekter, som de ikke har råd til. Derfor gennemgår vi også foreningens regnskab for at sikre, at det kan dække vedligeholdelsen fremadrettet.”

Banken beder typisk også om forsikringspolice fra foreningen, for at se om der er nogle forbehold og for at sikre, at foreningen har en forsikring, der dækker de kommende arbejder. Og så gennemgår banken også foreningens vedtægter for at se, om alt er i orden i forhold til at tage lån. “Vi gør opmærksom på, at hvis ikke der fremgår noget i vedtægterne vedrørende belåning, så er det standardvedtægterne, der gælder. Det er der faktisk mange foreninger, der ikke ved,” fortæller Charlotte Lynggaard Cetti. 

Bankens råd: Saml flere projekter

“Ofte kan det være fordelagtigt at samle flere projekter, når man skal ud og låne penge. Det gælder typisk, hvis der er flere projekter inden for de kommende år, hvor stillads er nødvendigt. Foreningen sparer penge og besvær, hvis de samler disse projekter,” fortæller Charlotte Lynggaard Cetti.

Hvem sikrer det gode samarbejde? 

Under bygge- og renoveringsprojekter er der mange involverede parter. Den byggetekniske rådgivers vigtigste rolle er at samle alle disse tråde, fortæller Lasse Ingeman, der er Ingeniør og Partner hos Ingeman Fischer.

“Vores hovedansvar er at sørge for, at projektet lever op til alle de krav, der er til tid, kvalitet og økonomi, at der er tilstrækkelig registrering af igangværende arbejder og ikke mindst at sikre den gode dialog og det gode samarbejde mellem alle parter, herunder beboere, bestyrelse og entreprenøren,” fortæller Lasse Ingeman.

For den byggetekniske rådgiver er samarbejde altså i højsædet. “Vi forventningsafstemmer med foreningen og sikrer, at det bliver videreformidlet i et veldokumenteret udbudsmateriale, hvor både de bløde værdier og det byggetekniske er inkluderet,” fortæller Lasse Ingeman, og uddyber: “Bløde værdier, som beboerorientering for eksempel, er mindst lige så vigtigt som tidsplaner, økonomi og det juridiske for at sikre en god proces for alle involverede.”

Den byggetekniske rådgivers råd: Vær forberedt på uforudste udfordringer

“Der vil altid opstå uforudsete udfordringer. Når man arbejder på eksisterende bygninger, kan der i konstruktioner være noget skjult, som man ikke kunne forudse. Måske er skaderne større eller mere omfangsrige, end man egentlig havde forventet,” fortæller Lasse Ingeman og fortsætter: “Derfor er det vigtigt med grundig kortlægning af renoveringsomfanget og konstruktionerne, inden man påbegynder et projekt, så man kan prioritere sine besigtigelser.”

Hvilke forsikringer bør vi have?

Det er vigtigt, at der er styr på forsikringerne, inden man går i gang med bygge- og renoveringsprojekter. Det er absolut værd at bruge penge på forsikring, så man er ordentligt dækket ind, hvis noget går galt. Det fortæller Silas Friis, der er eksamineret erhvervsassurandør og ekspert i byggeforsikringer hos Topdanmark Forsikring.

Langt de fleste boligforeninger vil i forvejen have det, der kaldes en bygningsforsikring. Det er en forsikring, der dækker selve bygningen før og efter bygge- og renoveringsprojekter. Men ved større byggesager bør man have en entrepriseforsikring, der dækker byggeriet, mens det står på samt særligt ansvar, som ikke er omfattet af håndværkernes almindelige erhvervs- og produktansvarsforsikringer. 

“Nogle forsikringsselskaber, Topdanmark heriblandt, har inkluderet i den almindelige bygningsforsikring, at man må lave mindre renoveringsprojekter på op til 500.000 kroner, som kan dækkes af denne forsikring,” fortæller Silas Friis. Men hvis man skal lave større projekter, skal man altså købe en entrepriseforsikring.

Forsikringsselskabets råd: Vælg en entreprenør, der har eksisteret længe og er forsikret

Vælg en entreprenør/håndværker, som har eksisteret længe (minimum 3 år). Dette kan nemt slås op på cvr.dk. Få dem eventuelt til at sende en kopi af deres aktive erhvervs- og produktansvarsforsikring, og se om de har udvidelsen ‘behandling og bearbejdning’. 

Eksperternes råd:

 

• • Administrator: Samarbejd med en rådgiver, og få udarbejdet en vedligeholdelsesplan, så projekter kan planlægges i god tid

• • Banken: Saml flere projekter, når det giver mening, for at spare penge og besvær

• • Den byggetekniske rådgiver: Hav tilknyttet en rådgiver, der sikrer det gode samarbejde og ved, hvordan uforudsete udfordringer håndteres 

• • Forsikringsselskabet: Sørg for, at I har en entrepriseforsikring, og vælg en entreprenør, der har eksisteret længe og er forsikret