Bygge- og renoveringsprojekter: Hvem rådgiver bestyrelsen?
Bygge- og renoveringsprojekter, store som små, kræver typisk rådgivning fra eksperter. Administratoren, banken, den tekniske rådgiver og forsikringsselskabet giver her deres bedste råd, som kan hjælpe jer med at sikre, at jeres projekter forløber så gnidningsfrit som muligt.
- Caroline Flaga Vindelev, Kommunikationsmedarbejder, Min Boligforening
- Mette Lybye Grundahl, Kommunikationsmedarbejder, Min Boligforening
Hvordan kommer vi i gang, hvem hjælper os fra start til slut, og kan det overhovedet betale sig at renovere? Det er nogle af de spørgsmål, der kan opstå, når bygge- og renoveringsprojekter står for døren. Men det kan være både omkostningsfuldt og besværligt at begå fejl. Her kan I blive klogere på, hvilke rådgivere der bistår bestyrelsen og få eksperternes gode råd til kommende projekter.
ADMINISTRATOR: Hvordan kommer vi i gang?
Ekspert: Pamela Jacobsen, Afdelingschef, Boligexperten Administration
Noget af det første, bestyrelsen bør gøre ved et større bygge- eller renoveringsprojekt, er at inddrage sin administrator. Det sker typisk, inden byggesagen bliver vedtaget på generalforsamlingen.
Pamela Jacobsen, afdelingschef hos Boligexperten Administration, beskriver administratorer som et ekstra bestyrelsesmedlem – men et, der har været igennem mange byggesager før.
”De fleste bestyrelser står måske kun over for én stor renovering i deres tid, mens en administrator har erfaring fra mange projekter. Derfor kan de være en værdifuld sparringspartner og hjælpe bestyrelsen med at træffe de rigtige beslutninger,” fortæller hun.
Administratoren følger projektet fra de første overvejelser om gennemførelse og finansiering til den løbende økonomi- og processtyring og siden byggeregnskabet og den endelige aflevering. Samtidig fungerer administratoren som bindeled mellem bestyrelsen, den tekniske rådgiver, banken, entreprenøren og øvrige samarbejdspartnere.
”Administratoren sikrer, at projektet hænger sammen administrativt, juridisk og økonomisk, og at bestyrelsen har et solidt beslutningsgrundlag gennem hele forløbet,” forklarer Pamela Jacobsen.
Et godt byggeprojekt kræver klare roller og et tæt samarbejde. Den tekniske rådgiver står for de byggefaglige forhold som projektering, udbud, kvalitetssikring og tilsyn. Administratoren har fokus på økonomi, jura, kontraktforhold, finansiering og administration, mens bestyrelsen træffer de overordnede beslutninger.
”Den tekniske rådgiver er ekspert i byggeriet. Administrators opgave er at sikre, at processen omkring byggeriet fungerer, så bestyrelsen kan fokusere på at træffe de rigtige beslutninger for foreningen,” fortæller Pamela Jacobsen.
Administratoren er desuden med til at omsætte den tekniske rådgivning til et beslutningsgrundlag, som bestyrelsen kan forholde sig til.
”Et bygge- eller renoveringsprojekt er ofte den største investering, en boligforening foretager. Derfor bør bestyrelsen ikke stå alene med opgaven,” understreger hun.
Administrators råd: Få den rette rådgivning med fra starten
”Den rette rådgivning fra starten er ganske enkelt alfa og omega for et godt projekt,” fortæller Pamela Jacobsen.
Administrator og de øvrige rådgivere bliver alt for ofte først involveret, når projektet allerede er defineret. Men det er i den indledende fase, at omfang, økonomi, finansiering, risici og proces skal afklares.
”Jo bedre beslutningsgrundlaget er fra begyndelsen, desto større er sandsynligheden for, at projektet forløber som planlagt. De rette kompetencer kan hjælpe bestyrelsen med at stille de rigtige spørgsmål, udfordre forudsætningerne og skabe overblik,” forklarer hun og understreger, at det giver færre uforudsete overraskelser og et bedre resultat for både bestyrelsen og beboerne.
"Administrationen sikrer, at projektet hænger sammen administrativt, juridisk og økonomisk"
Faktaboks: Eksperternes råd
- Administrator: Involver jeres rådgivere tidligt – en god start giver de bedste forudsætninger.
- Banken: Tag banken med tidligt, og se finansieringen som en del af den samlede plan for ejendommens økonomi og kommende vedligeholdelse.
- Den byggetekniske rådgiver: Få ejendommens behov grundigt undersøgt, læg et realistisk budget og få en uvildig rådgiver med tidligt.
- Forsikringsselskabet: Sørg for at afklare foreningens forsikringsforhold, inden projektet går i gang, og at I har en entrepriseforsikring.
BANKEN: Hvad med finansiering?
Ekspert: Christian Fahnøe, Erhversrådgiver, Lån & Spar
Hvad med finansiering?
Når en boligforening står over for et større bygge- eller renoveringsprojekt, handler bankens rolle om mere end at låne penge ud. Banken fungerer også som økonomisk sparringspartner og hjælper bestyrelsen med at finde en finansiering, der passer til både projektet og foreningens samlede økonomi.
”Det handler blandt andet om at skabe overblik over projektets samlede økonomi, vurdere forskellige finansieringsmuligheder og se på, hvordan projektet påvirker foreningens økonomi både på kort og lang sigt,” fortæller Christian Fahnøe fra Lån & Spar.
"Banken fungerer også som økonomisk sparringspartner og hjælper bestyrelsen med at finde en finansiering, der passer til både projektet og foreningens samlede økonomi."
Når banken vurderer mulighederne for finansiering, ser den derfor ikke kun på det konkrete projekt. Foreningens årsregnskaber, budgetter, eksisterende gæld og likviditet indgår også i vurderingen. Samtidig giver en drifts- og vedligeholdelsesplan eller tilstandsrapport et billede af de udgifter, der kan vente i de kommende år.
”Vi ser ikke isoleret på ét enkelt lån, men på foreningens samlede økonomiske situation. På den måde kan finansieringen tilpasses foreningens reelle økonomiske bæreevne og samtidig tage højde for, at ejendommen fortsat skal vedligeholdes i fremtiden,” forklarer Christian Fahnøe.
Banken ser også på projektets budget, tilbud fra entreprenører og reserver til uforudsete udgifter. Derudover skal de formelle forhold være på plads, blandt andet foreningens vedtægter og reglerne for beslutninger om lån og større arbejder.
En udfordring kan være, at banken først bliver inddraget sent i processen. Det kan gøre det vanskeligere at få projekt, økonomi og finansiering til at hænge sammen.
”Vi oplever nogle gange, at bestyrelser fokuserer meget på den aktuelle ydelse på et lån, men i mindre grad på foreningens samlede økonomi og kommende vedligeholdelsesbehov. Et nyt tag eller en facaderenovering løser måske én stor opgave, men ejendommen kan have andre investeringer foran sig,” fortæller Christian Fahnøe.
Bestyrelsen behøver ikke have alle svar klar, inden den kontakter banken. Men det er en fordel at have blandt andet drifts- og vedligeholdelsesplan, projektbeskrivelse, de seneste årsregnskaber og det aktuelle budget ved hånden.
Bankens råd: Tag banken med tidligt
Bankens vigtigste råd er at tænke finansieringen ind i den langsigtede plan for ejendommen – og ikke kun som en løsning på den aktuelle udgift.
”Kom i dialog med banken tidligt, og hav en drifts- og vedligeholdelsesplan, så I kan se finansieringen som en del af den samlede plan for ejendommens økonomi og fremtidige vedligeholdelse,” lyder rådet fra Christian Fahnøe.
BYGGETEKNISK RÅDIGVER: Hvem sikrer det gode samarbejde?
Ekspert: Jan Crone Foster, Partner & Bygningskonstruktør, MMAKE
Når en boligforening går i gang med et større bygge- eller renoveringsprojekt, bliver bestyrelsen bygherre på vegne af foreningen. Det er et stort ansvar, men bestyrelsen skal ikke samtidig være eksperter i byggeri. Her spiller den byggetekniske rådgiver en vigtig rolle.
”Vores vigtigste opgave er at gøre et komplekst byggeprojekt forståeligt og styrbart og give bestyrelsen et fagligt grundlag for at træffe de rigtige beslutninger,” fortæller Jan Crone Foster fra MMAKE.
Rådgiveren hjælper fra starten med at afdække ejendommens behov og vurdere, hvad der bør repareres, renoveres eller udskiftes. Herefter hjælper rådgiveren med blandt andet løsningsmuligheder, budget og beslutningsgrundlag. Når projektet går i gang, følger rådgiveren kvalitet, økonomi og tidsplan.
”Bestyrelsen skal træffe beslutningerne. Vores opgave er at sørge for, at de ikke skal drive byggesagen selv,” forklarer Jan Crone Foster.
Rådgiveren fungerer samtidig som bindeled mellem de mange involverede parter.
”Vi oversætter tekniske problemstillinger til beslutninger, bestyrelsen kan forstå, og bestyrelsens beslutninger til klare krav, som entreprenøren kan arbejde efter,” fortæller han.
Klare roller og god kommunikation er vigtige, fordi misforståelser om tid, økonomi, kvalitet og ansvar kan udvikle sig til konflikter. Faste byggemøder, skriftlige referater og tydelige beslutninger er derfor med til at holde projektet på rette spor.
Kommunikationen gælder også beboerne. Støj, støv, stillads, adgang til boliger og ændringer i tidsplanen kan være en del af et renoveringsprojekt. Det kan ikke altid undgås, men god information kan gøre processen mere overskuelig.
”Beboerne behøver ikke være glade for støjen eller stilladset, men de skal opleve, at der er styr på processen, og at de bliver taget alvorligt,” understreger Jan Crone Foster.
Den byggetekniske rådgivers råd: Vær forberedt på det uforudsete
Når man renoverer en eksisterende bygning, kan der vise sig skjulte skader, fugt, gamle installationer eller andre forhold, som ikke kunne konstateres på forhånd. Bestyrelsen kan mindske usikkerheden med relevante forundersøgelser og en realistisk reserve til uforudsete udgifter.
”Et godt projekt er ikke nødvendigvis et projekt uden problemer. Det er et projekt, hvor problemerne bliver opdaget tidligt og håndteret professionelt,” fortæller Jan Crone Foster.
Hans råd er derfor at bruge tiden godt, inden projektet går i gang:
”Få ejendommens behov ordentligt undersøgt, skab et realistisk beslutningsgrundlag og budget, og få en uvildig rådgiver med tidligt. De fleste dyre problemer er langt lettere at forebygge på tegnebrættet end at løse på byggepladsen.”
"Bestyrelsen skal træffe beslutningerne. Vores opgave er at sørge for, at de ikke skal drive byggesagen selv."
FORSIKRING: Hvilke forsikringer bør vi have?
Ekspert: Kasper Magelund, Forsikringsmægler og Partner, Söderberg & Partners
En boligforenings almindelige bygningsforsikring dækker som udgangspunkt den eksisterende ejendom, mens større om- og tilbygningsprojekter samt renoveringsarbejder normalt er undtaget fra dækningen. Det fortæller Kasper Magelund, der er forsikringsmægler og partner hos Söderberg & Partners.
Nogle selskaber tilbyder en udvidet entreprisedækning til mindre projekter op til en bestemt forsikringssum, der – afhængigt af betingelserne – kan dække både selve entreprisen og skader på den eksisterende bygning, som opstår ifm. arbejdet.
”Dækningen varierer meget fra selskab til selskab, og der vil ofte være både beløbsgrænser og begrænsninger i, hvilke typer arbejder der er omfattet,” fortæller Kasper.
Ved større projekter anbefaler Kasper som udgangspunkt en særskilt entrepriseforsikring tilpasset projektets omfang og risiko og med en tilstrækkelig sum i forhold til entrepriseværdien.
”Entrepriseforsikringen dækker typisk pludselige og uforudsete skader på selve entreprisen under byggeperioden, herunder udførte arbejder, byggematerialer og skader på den eksisterende bygning. Den sikrer dermed boligforeningen mod store økonomiske tab, hvis der opstår en skade under byggeriet,” forklarer Kasper.
Entrepriseforsikringen og entreprenørens erhvervsansvarsforsikring supplerer hinanden, men har forskellige formål. Entrepriseforsikringen dækker som udgangspunkt skader på entreprisen under byggeperioden –også ved fejl fra entreprenøren eller en underentreprenør.
”Formålet er at sikre, at skaden kan udbedres hurtigt, uden at man først skal afklare ansvarsforholdene. Efterfølgende kan forsikringsselskabet, hvis betingelserne er opfyldt, rette et regreskrav mod den ansvarlige entreprenør eller dennes erhvervsansvarsforsikring,” fortæller Kasper.
Forsikringsmæglerens råd: Få styr på forsikringerne inden projektstart
”Det vigtigste råd er at få afklaret forsikringsforholdene, inden projektet går i gang. Mange tror, at entreprenørens forsikringer og en bygningsforsikring alene er tilstrækkelige, men det er vigtigt at sikre, at der er tegnet en entrepriseforsikring, som passer til projektet,” fortæller Kasper.
Bestyrelsen bør undersøge, om det konkrete projekt er dækket, om forsikringssummen er tilstrækkelig, og om den eksisterende bygning er dækket under byggeperioden. Det bør også fremgå, hvem der er medforsikret på entrepriseforsikringen.
Samtidig bør bestyrelsen sikre sig, at entreprenører og underentreprenører har en gyldig erhvervsansvarsforsikring med en passende dækningssum samt de nødvendige autorisationer og erfaring med den type arbejde, der skal udføres.
”Det er også en god idé at sikre, at der arbejdes efter AB 18, ABT 18 eller en anden klart aftalt entreprisestandard, da det skaber klare rammer for ansvarsfordeling og håndtering af eventuelle tvister,” understreger Kasper.
Faktaboks: Hvem gør hvad?
- Administratoren sørger for at indhente tilbud fra den byggeteknisk rådgiver og gennemgår finansiering, forsikring, kontrakter og regnskaber
- Banken er foreningens sparringspartner, der sørger for, at foreningen ikke kaster sig ud i projekter, der ikke er økonomi til
- Den tekniske rådgiver sikrer det gode samarbejde mellem alle parter og sikrer at projekter lever op til alle krav, herunder tid, kvalitet og økonomi
- Forsikringsselskabet rådgiver bestyrelsen, så de er ordentligt forsikret både under og efter et projekt, så økonomisk tab for foreningen kan undgås
Relevante artikler
Find inspiration, viden og netværk
Bliv klogere på en lang række emner, som måtte have releavns i netop din boligforening, så du er klædt bedre på til kommende projekter eller udfordringer
Bestyrelsesarbejdet i andels- eller ejerboligforeninger er afgørende for en velfungerende og harmonisk ejendom både socialt og økonomisk.
Forbedring af ejendommens tilstand gennem omhyggelig planlægning og vedligehold kan sikre en stabil økonomi og øget ejendomsværdi
Optimer energiforbruget i jeres forening med effektive løsninger, der reducerer omkostningerne og fremmer ansvarlig brug af energikilder.
I boligforeninger er vi fælles om mange faciliteter, der er vigtige for beboernes komfort, trivsel og daglige bekvemmelighed.
Ved at styrke bygningens beskyttelse mod vejrpåvirkninger, kan I opnå et bedre indeklima samt lavere energiforbrug.
Udendørs områder og faciliteter i boligforeningen spiller en essentiel rolle for beboernes livskvalitet og velvære
Sikring af andels- og ejerboligforeninger mod skader er væsentligt for både beboernes sikkerhed og ejendommens værdi.
Tilmeld boligforening
Modtag automatisk gratis materialer med posten samt nyhedsbrev med viden, inspiration og invitationer til events.