Digitale vedligeholdelsesplaner
Undgå uoverskuelige rapporter i print – få overblik over jeres ejendoms vedligehold med en digital vedligeholdelsesplan, der løbende opdateres og sikrer et bedre beslutningsgrundlag.
- Daniel Andersen, Customer Success Manager, Upsite
Det er efterhånden blevet standard i de fleste boligforeninger at have en vedligeholdelsesplan for ejendommen. Men det varierer meget, hvor godt foreningerne er rustet til at håndtere de omfattende tilstandsvurderinger og arbejdsopgaver, som følger med, når man får udleveret en rapport på 60 sider med detaljer om bygningens større bygningsdele og tekniske installationer – ofte med billeder og tilhørende prisoverslag.
"Rettidig vedligeholdelse er både billigere og mere effektiv end akut vedligeholdelse."
Det kan hurtigt blive en uoverskuelig opgave, og desværre viser erfaringen, at disse rapporter alt for ofte ender nederst i skuffen, uden at der bliver taget ordentlig stilling til dem.
Måske er der tilmed sket udskiftning i bestyrelsen siden rapportens udarbejdelse, og så står foreningen pludselig igen uden det nødvendige overblik eller en konkret handlingsplan for ejendommens vedligehold. Og det er helt forståeligt. En vedligeholdelsesplan er nemlig omfattende, og som frivilligt bestyrelsesmedlem har man sjældent hverken tid eller kompetencer til at sætte sig grundigt ind i det hele. Det resulterer ofte i et vedligeholdelsesefterslæb.
Erfaringer fra min egen ejerforening
I 2023 fik vi udarbejdet en vedligeholdelsesplan i min ejerforening, og det blev hurtigt klart, at ejendommen havde et betydeligt vedligeholdelsesefterslæb. Samtidig viste det sig, at der ikke var afsat tilstrækkelige midler til den nødvendige vedligeholdelse, og de penge, der var sparet op til en ellers planlagt vinduesrenovering, måtte omprioriteres.
Pludselig stod vi over for en økonomisk udfordring – næsten alt krævede vedligeholdelse på én gang.
En gammel vandskade på gavlen og en tagterrasse var aldrig blevet ordentligt håndteret, vinduer og facader trængte til snarlig renovering, taget var tæt på at have udtjent sin levetid, og faldstammerne var også ved at nå deres teoretiske grænse. Kort efter gik der så hul på en faldstamme, hvilket medførte dyre følgeskader og akut vedligeholdelse.
De penge, vi havde afsat til vinduerne, blev derfor nødt til at gå til en akut renovering af faldstammerne, og alle beboere måtte også selv til lommerne, mens resten af det nødvendige vedligehold er blevet udskudt yderligere.
Pointen fra mine personlige erfaringer er, at rettidig vedligeholdelse er både billigere og mere effektiv end akut vedligeholdelse – og det hele starter med en god vedligeholdelsesplan.
Hvad er en vedligeholdelsesplan?
- En vedligeholdelsesplan er en byggeteknisk rapport, der giver overblik over ejendommens tilstand
- Rapporten beskriver, hvilke opgaver der bør udføres med henblik på rettidigt vedligehold og i prioriteret rækkefølge
- Udgifter opsummeres i et drift- og vedligeholdelsesbudget – oftest på 10 eller 15 år
Erfaringer fra mit professionelle virke
I løbet af de seneste 8 år har jeg kvalitetssikret over 600 vedligeholdelsesplaner for boligforeninger i mit tidligere arbejde hos en af Danmarks førende leverandører. I samme periode har jeg også hjulpet mange af de samme foreninger med at implementere og følge deres vedligeholdelsesplaner. Noget af det vigtigste har altid været at gøre bestyrelserne opmærksomme på, at byggerådgiveren, der udarbejder rapporten, kun forholder sig til bygningens bedste.
"Hvis man ikke tidligt får justeret vedligeholdelsesplanen, så den hænger sammen med bestyrelsens handlingsplan, ender den ofte med ikke at blive fulgt."
Den afgørende opgave ligger derfor i, at foreningen selv efterfølgende tager stilling til planen, får igangsat de nødvendige og akutte opgaver og tilpasser de resterende opgaver, så de matcher foreningens tempo og økonomi. Det er en øvelse, man oftest kan få hjælp til sammen med byggerådgiveren eller sin administrator.
Hvis man ikke tidligt får justeret vedligeholdelsesplanen, så den hænger sammen med bestyrelsens handlingsplan, ender den ofte med ikke at blive fulgt – og det er helt forståeligt. Det skyldes i høj grad, at vedligeholdelsesplaner traditionelt set har været fastlåste i et statisk, printet format. Og får man ikke lavet justeringen tidligt, resulterer det ofte i en vedligeholdelsesplan, der ikke bliver fulgt. Det bliver derfor mere væsentligt at bevæge sig væk fra den gamle model og i stedet tænke digitalt og dynamisk.
Farvel til vedligeholdelsesplaner i PDF og Excel
Det er på tide at sige farvel til de traditionelle vedligeholdelsesplaner i PDF og Excel. Med digitale vedligeholdelsesplaner bliver det langt nemmere at bruge og følge planerne i praksis. Det sikrer, at opgaver ikke falder mellem to stole, og at ejendommens vedligeholdelseshistorik bliver dokumenteret løbende og altid er opdateret.
Digitale løsninger gør det lettere for alle relevante parter at få indblik i ejendommens tilstand og økonomi, både når det gælder planlagt og historisk vedligehold. Som forening kan man med fordel give adgang til både bank, byggerådgiver og administrator, hvilket gør opfølgningen og vidensdelingen mere enkel og overskuelig.
Vælg en leverandør, der tilbyder digital adgang
Mange etablerede byggerådgivere samarbejder allerede med IT-leverandører, der tilbyder digital adgang til jeres vedligeholdelsesplan. Min klare anbefaling er at vælge en leverandør, der giver jer denne mulighed. Med en digital vedligeholdelsesplan kan I nemt tilpasse planen, flytte opgaver, tildele ansvarlige, markere opgaver som udført med tilhørende dokumentation og endda tilføje egne opgaver, hvis I ønsker det. Det hele bliver fulgt med kommentarer og handlingsspor, så I altid kan se, hvem der gjorde hvad, og hvornår det skete.
Derfor skal I have en digital vedligeholdelsesplan
- Planlæg vedligehold i realtid for en sund ejendom og god økonomi
- Få indblik i vigtig viden om ejendommens tilstand
- Overblik over historisk, planlagt og udført vedligehold
- Tilgå andre relevante ejendomsdata, herunder BBR og energimærke
- Bliv klædt på til grøn omstilling og afrapportering
Relevante artikler
Tilmeld dig nyhedsbrevet
Få viden, inspiration og invitationer til gratis events for bestyrelsesmedlemmer i andels- og ejerboligforeninger.
Find inspiration, viden og netværk
Bliv klogere på en lang række emner, som måtte have releavns i netop din boligforening, så du er klædt bedre på til kommende projekter eller udfordringer
Bestyrelsesarbejdet i andels- eller ejerboligforeninger er afgørende for en velfungerende og harmonisk ejendom både socialt og økonomisk.
Forbedring af ejendommens tilstand gennem omhyggelig planlægning og vedligehold kan sikre en stabil økonomi og øget ejendomsværdi
Optimer energiforbruget i jeres forening med effektive løsninger, der reducerer omkostningerne og fremmer ansvarlig brug af energikilder.
I boligforeninger er vi fælles om mange faciliteter, der er vigtige for beboernes komfort, trivsel og daglige bekvemmelighed.
Ved at styrke bygningens beskyttelse mod vejrpåvirkninger, kan I opnå et bedre indeklima samt lavere energiforbrug.
Udendørs områder og faciliteter i boligforeningen spiller en essentiel rolle for beboernes livskvalitet og velvære
Sikring af andels- og ejerboligforeninger mod skader er væsentligt for både beboernes sikkerhed og ejendommens værdi.
Tilmeld boligforening
Modtag automatisk gratis materialer med posten samt nyhedsbrev med viden, inspiration og invitationer til events.