Kend jeres ejendom: De vigtigste dokumenter og hvordan I bruger dem
Fra vedligeholdelsesplan og energimærke til vedtægter og BBR. Få overblik over den viden, der hjælper bestyrelsen med at prioritere, planlægge og træffe beslutninger om ejendommen.
- Mark Stender, Senior Team Manager, Byggeteknisk rådgivning i DEAS
Annoncørbetalt indhold
En bestyrelse behøver ikke kende hver eneste mursten, installation eller paragraf i foreningen, men den bør vide, hvor den vigtigste viden om ejendommen findes.
For når der skal træffes beslutninger om alt fra et nyt tag til energiforbedringer eller ændringer af fællesarealerne, er det sjældent ét dokument, der giver hele svaret.
Derfor får du her en guide til nogle af de dokumenter, I som bestyrelse bør kende og bruge aktivt.
Det kan være en god øvelse for bestyrelsen at sikre, at de vigtigste dokumenter er samlet og tilgængelige
Vedligeholdelsesplanen: Hvad skal prioriteres de kommende år?
Vedligeholdelsesplanen er et af bestyrelsens vigtigste styringsværktøjer. Den giver et samlet billede af ejendommens byggetekniske tilstand og hjælper med at prioritere kommende arbejder.
En god vedligeholdelsesplan ser typisk flere år frem og beskriver blandt andet bygningsdelenes tilstand, forventede levetid, behovet for vedligeholdelse og et overslag over de kommende udgifter. Den giver bestyrelsen mulighed for at planlægge i stedet for først at reagere, når problemet er blevet akut.
Når planen er udarbejdet, må I endelig ikke lade den blive glemt. Den skal bruges løbende i budgetlægning og opdateres, når der er udført større arbejder, eller ejendommens behov ændrer sig. Så får I bedst den fulde værdi af vedligeholdelsesplanen.
Energimærket: Mere end et bogstav
Energimærket fortæller ikke kun, hvor energieffektiv ejendommen er. Rapporten kan også indeholde forslag til energiforbedringer og dermed give bestyrelsen inspiration til kommende projekter.
Det interessante opstår især, når energimærket ses sammen med vedligeholdelsesplanen. Skal taget f.eks. renoveres, kan det være relevant samtidig at undersøge mulighederne for energiforbedringer.
På den måde kan to dokumenter tilsammen give et bedre beslutningsgrundlag end hvert dokument for sig.
Bygningstegninger og byggesagsarkiv: Hvad ved vi om ejendommen?
Gamle bygningstegninger, byggetilladelser og materiale fra tidligere byggesager kan være værdifulde, når foreningen skal vedligeholde, renovere eller bygge om.
Materialet kan give vigtig viden om blandt andet konstruktioner, installationer og tidligere ændringer af ejendommen. Det kan derfor være et godt udgangspunkt, når et nyt projekt skal undersøges.
Gamle tegninger skal dog læses med et vist forbehold. Ejendommen kan være ændret, siden tegningerne blev udarbejdet, og de viser derfor ikke nødvendigvis de faktiske forhold i dag.
Når foreningen gennemfører en byggesag, er det derfor også vigtigt at gemme relevante tegninger, beskrivelser, tilladelser og øvrig dokumentation. Det gør det lettere for både den nuværende og de kommende bestyrelser at finde historikken frem, næste gang der skal træffes beslutninger om ejendommen.
Tekniske undersøgelser og rapporter: Et øjebliksbillede
Har foreningen tidligere fået undersøgt konkrete dele af ejendommen eller udført en byggeteknisk gennemgang, kan rapporterne herfra indeholde værdifuld viden om ejendommens tilstand og tidligere konstaterede problemer.
Vær særligt opmærksom på datoen. En teknisk vurdering er et øjebliksbillede, og forholdene kan have ændret sig siden. Brug derfor rapporterne som en del af historikken om ejendommen, men vær opmærksom på, om vurderingerne stadig er aktuelle.
Vedtægterne: Hvem kan beslutte hvad?
Hvor de tekniske dokumenter fortæller noget om ejendommen, fortæller vedtægterne noget om rammerne for foreningen. De beskriver blandt andet bestyrelsens og generalforsamlingens kompetencer, medlemmernes rettigheder og pligter samt reglerne for, hvordan beslutninger træffes. Ved større renoveringer er det derfor ikke nok at vide, hvad der teknisk bør gøres. Bestyrelsen skal også vide, hvordan beslutningen skal træffes, og der findes svaret i vedtægterne.
Husordenen: Spillereglerne i hverdagen
Husordenen er måske ikke et byggeteknisk dokument, men den er vigtig for den daglige drift af foreningen. Her findes de praktiske spilleregler for livet i ejendommen, f.eks. brug af fællesarealer, støj, affald og andre forhold, der har betydning for beboerne.
Vedtægterne og husordenen bør derfor ikke blandes sammen. Vedtægterne fastlægger de overordnede juridiske og organisatoriske rammer, mens husordenen regulerer mange af de praktiske forhold i hverdagen.
Vedtægterne fastlægger de overordnede juridiske og organisatoriske rammer
BBR: Stemmer oplysningerne med ejendommen?
BBR-meddelelsen indeholder en række grundlæggende oplysninger om ejendommen, blandt andet om arealer, anvendelse, byggeår og bygningsforhold.
Som bestyrelse behøver I ikke bruge BBR-oplysningerne i det daglige, men det er en god idé at vide, hvad der er registreret om ejendommen. Det er især relevant, hvis der gennem tiden er foretaget ombygninger, tilbygninger eller andre ændringer.
Opdager I, at oplysningerne ikke stemmer med de faktiske forhold, bør det undersøges nærmere og om nødvendigt rettes. Husk samtidig, at en registrering i BBR ikke i sig selv er dokumentation for, at et byggeri eller en ændring er lovligt.
Vedtægterne og husordenen bør derfor ikke blandes sammen. Vedtægterne fastlægger de overordnede juridiske og organisatoriske rammer, mens husordenen regulerer mange af de praktiske forhold i hverdagen.
Dokumenterne er stærkest, når de bruges sammen
Det vigtigste er ikke, at bestyrelsen kan alle dokumenterne udenad. Det vigtige er at vide, hvad de fortæller, hvor de findes, og hvornår de skal frem.
Overvejer I f.eks. en større renovering, kan vedligeholdelsesplanen fortælle, hvad der bør prioriteres, tegninger og tidligere byggesager kan give viden om ejendommens opbygning og historik, energimærket kan pege på muligheder for energioptimering, og vedtægterne kan fortælle, hvordan beslutningen skal træffes.
Det kan derfor være en god øvelse for bestyrelsen at sikre, at de vigtigste dokumenter er samlet og tilgængelige, så værdifuld viden om ejendommen ikke forsvinder, når bestyrelsesmedlemmer udskiftes.
Jo bedre bestyrelsen kender ejendommen og den viden, der allerede findes om den, desto bedre er grundlaget for at prioritere, planlægge økonomien og træffe gode beslutninger på foreningens vegne.
Læs mere på foreninger.deas.dk
Relevante artikler
Find inspiration, viden og netværk
Bliv klogere på en lang række emner, som måtte have releavns i netop din boligforening, så du er klædt bedre på til kommende projekter eller udfordringer
Bestyrelsesarbejdet i andels- eller ejerboligforeninger er afgørende for en velfungerende og harmonisk ejendom både socialt og økonomisk.
Forbedring af ejendommens tilstand gennem omhyggelig planlægning og vedligehold kan sikre en stabil økonomi og øget ejendomsværdi
Optimer energiforbruget i jeres forening med effektive løsninger, der reducerer omkostningerne og fremmer ansvarlig brug af energikilder.
I boligforeninger er vi fælles om mange faciliteter, der er vigtige for beboernes komfort, trivsel og daglige bekvemmelighed.
Ved at styrke bygningens beskyttelse mod vejrpåvirkninger, kan I opnå et bedre indeklima samt lavere energiforbrug.
Udendørs områder og faciliteter i boligforeningen spiller en essentiel rolle for beboernes livskvalitet og velvære
Sikring af andels- og ejerboligforeninger mod skader er væsentligt for både beboernes sikkerhed og ejendommens værdi.
Tilmeld boligforening
Modtag automatisk gratis materialer med posten samt nyhedsbrev med viden, inspiration og invitationer til events.