Kære Beboer,

Tak for dit spørgsmål. Som udgangspunkt afhænger det af, hvad der står i foreningens vedtægter. Er der retningslinjer for dette i jeres vedtægter, er det dem, som skal overholdes.

Hvis vi tager udgangspunkt i ABF’s standardvedtægter, fremgår følgende: ”Sekretæren skriver referat af bestyrelsesmøder. Referatet underskrives af hele bestyrelsen.”

Der er derfor ikke noget krav om, hvad der skal stå, eller om referatet skal være tilgængeligt for andelshaverne.

Vi oplever, at det er meget forskelligt, om referaterne er tilgængelige for andelshaverne. Nogle foreninger laver meget detaljerede referater og publicerer dem for andelshaverne, mens andre laver korte beslutningsreferater, som ikke publiceres, da de kan være svære at forstå, hvis man ikke har deltaget på mødet.

Vores erfaring er, at begge dele kan fungere. Vi vil anbefale, at man tager nedenstående i betragtning:

• Løbende information til andelshaverne er altid godt og skaber tryghed og tillid til bestyrelsen. Det behøver ikke være referater fra bestyrelsesmøderne – det kan også være et informationsbrev i ny og næ.
• Hvis man publicerer referater fra bestyrelsesmødet, skal man sørge for, at informationen fremgår tydeligt, for ikke at skabe misforståelser.
• Hvis man publicerer referater fra bestyrelsesmøder, skal man overveje, hvad der giver værdi at dele, og om noget kan skabe forvirring eller optrappe konflikter.
• Ved publicering skal man også være opmærksom på, at der ikke må fremgå personfølsomme data.

Vores anbefaling – hvis vedtægterne tillader det – vil være, at man ikke sender referater ud til andelshaverne, men i stedet laver et nyhedsbrev en gang imellem. Dette kan dog også pålægge bestyrelsen en ekstra byrde og kan betyde, at det bliver sværere at finde bestyrelsesmedlemmer. Det skal derfor altid opvejes, hvad der er vigtigst og nødvendigt i foreningen.

Vi håber, du kan bruge svaret, og at I finder en kommunikationsform, der passer både bestyrelsen og andelshaverne.

Med venlig hilsen