Når bestyrelsen skifter – sådan bevarer I vigtig viden
Bestyrelsesmedlemmer kommer og går, men bygningen bliver. Derfor er det afgørende, at vigtig viden om ejendommen ikke forsvinder, når nye kræfter overtager. Som bygningens forvalter har bestyrelsen også ansvar for at bevare den viden, der knytter sig til ejendommen.
- Katrine Degnegaard, kommunikationsmedarbejder, Min Boligforening
Bestyrelsen i en boligforening forvalter ikke kun mursten, installationer og økonomi. Den forvalter også den viden, der knytter sig til ejendommen. Hvilke rådgivere var involveret i tagrenoveringen? Hvor ligger tegningerne? Hvorfor blev netop den løsning valgt? Og hvilke erfaringer gjorde bestyrelsen sig undervejs?
Den viden er ofte afgørende, når bestyrelsen skal træffe nye beslutninger om bygningen og foreningens fremtid. Alligevel findes den eksisterende viden mange steder kun i hukommelsen hos de bestyrelsesmedlemmer, der har været med i mange år. Det lægger et stort ansvar på deres skuldre og gør det samtidig sværere for nye bestyrelsesmedlemmer at komme godt fra start. Hvis viden ikke bliver dokumenteret, risikerer foreningen i praksis at begynde forfra, hver gang bestyrelsen skifter.
"Når viden allerede er samlet, bliver selve overdragelsen til nye bestyrelsesmedlemmer enkel."
Bestyrelsen skifter, bygningen gør ikke
Udskiftning i bestyrelsen er en naturlig del af foreningslivet. Problemet opstår først, når historikken forsvinder med de afgående medlemmer.
Det kan føre til dobbeltarbejde, unødvendige udgifter og beslutninger, der træffes uden kendskab til tidligere erfaringer. Måske bliver den samme rådgiver kontaktet igen, selvom samarbejdet tidligere blev afsluttet. Eller måske bliver et projekt planlagt, uden at den nye bestyrelse ved, at der allerede findes undersøgelser eller tilbud på området.
Saml den fælles hukommelse
Den bedste løsning er at gøre viden fælles og let tilgængelig. Saml derfor foreningens vigtigste dokumenter ét sted. Det kan blandt andet være:
- Vedligeholdelsesplan
- Tegninger
- Referater med tidligere beslutninger
- Serviceaftaler
- Kontaktoplysninger på faste samarbejdspartnere
- Driftsmanualer
Hvis foreningen har en digital platform, kan den med fordel bruges som fælles dokumentarkiv. På den måde kan alle i bestyrelsen finde oplysningerne, både hjemmefra og under bestyrelsesmøderne. Er I i tvivl om, hvordan dokumenterne bedst organiseres, kan det være en god idé at sparre med jeres administrator. Administratoren ser mange forskellige bestyrelser arbejde og har ofte gode erfaringer med, hvordan andre foreninger skaber overblik.
En fælles vidensbank skaber dog kun værdi, hvis den bliver holdt opdateret. Derfor bør bestyrelsen have en fast rutine for løbende at dokumentere beslutninger, projekter og erfaringer. Det gælder både referater fra bestyrelsesmøder, opdateringer af vedligeholdelsesplanen og notater om større opgaver, der er gennemført
Når et projekt afsluttes, kan det være en fordel kort at beskrive, hvad der blev gjort, hvilke løsninger der blev valgt, og hvilke erfaringer bestyrelsen gjorde sig undervejs. Det behøver ikke være omfattende – det vigtigste er, at arbejdet dokumenteres løbende, så kommende bestyrelser kan bygge videre på den viden, der allerede findes.
Brug vedligeholdelsesplanen aktivt
Mange boligforeninger har allerede en drift- og vedligeholdelsesplan. Men værdien afhænger af, om den bliver brugt aktivt. Når et projekt afsluttes, bør planen opdateres. Er vinduerne blevet udskiftet? Er taget blevet repareret? Hvornår blev arbejdet udført, hvem blev det udført af og hvilke materialer blev anvendt?
På den måde bliver planen ikke blot en ønskeliste over kommende projekter, men et levende arbejdsredskab, der dokumenterer ejendommens udvikling gennem årene. Samtidig giver det nye bestyrelsesmedlemmer et hurtigt overblik over, hvad der er lavet, og hvad der venter.
Skab overblik over samarbejdspartnerne
De fleste boligforeninger har en række faste samarbejdspartnere. Derfor er det en fordel at samle både kontaktoplysninger og serviceaftaler ét sted. Det gør det lettere at sammenligne tilbud, hvis der skal findes en ny leverandør, og det giver bestyrelsen mulighed for hurtigt at slå op, hvad en eksisterende aftale egentlig omfatter.
Hvis der eksempelvis opstår utilfredshed med trappevasken, kan hele bestyrelsen se, hvilke opgaver der indgår i aftalen, også selvom ansvaret normalt ligger hos ét bestemt bestyrelsesmedlem. Det gør bestyrelsesarbejdet mere fleksibelt, fordi andre medlemmer hurtigt kan træde til, hvis det bliver nødvendigt. Det kan samtidig være en fordel at notere, hvorfor tidligere samarbejder ophørte. Den viden kan være værdifuld for en fremtidig bestyrelse.
"Den bedste løsning er at gøre viden fælles og let tilgængelig.”
Kend bygningen - også bag væggene
I mange ældre ejendomme kan det være en stor fordel at vide, hvordan bygningen er skruet sammen. Hvor løber rørene? Hvor sidder afspærringsventilerne? Hvordan er elinstallationerne ført? Og hvor finder man tegningerne over de skjulte installationer?
Hvis der opstår en akut vandskade eller et andet uforudset problem, kan det gøre en stor forskel hurtigt at kunne finde de rette oplysninger. Det kan forkorte reaktionstiden, begrænse skaderne og i sidste ende spare både tid og penge. Derfor bør bygningstegninger, installationsoversigter og andre tekniske dokumenter være samlet og let tilgængelige. Det kan også være en god idé at supplere med korte beskrivelser eller noter, hvis der er særlige forhold ved ejendommen, som ikke fremgår tydeligt af tegningerne.
Hvis der eksempelvis opstår utilfredshed med trappevasken, kan hele bestyrelsen se, hvilke opgaver der indgår i aftalen, også selvom ansvaret normalt ligger hos ét bestemt bestyrelsesmedlem. Det gør bestyrelsesarbejdet mere fleksibelt, fordi andre medlemmer hurtigt kan træde til, hvis det bliver nødvendigt. Det kan samtidig være en fordel at notere, hvorfor tidligere samarbejder ophørte. Den viden kan være værdifuld for en fremtidig bestyrelse.
Gør overdragelsen til en fast rutine
Når viden allerede er samlet, bliver selve overdragelsen til nye bestyrelsesmedlemmer mere enkel. En kort introduktion mellem afgående og nye bestyrelsesmedlemmer kan være nok til at gennemgå aktuelle projekter, kommende opgaver, faste samarbejdspartnere og særlige forhold ved ejendommen, som måske ikke fremgår af dokumenterne.
Bestyrelser skifter, men bygningen bliver. Det bør viden om den også gøre. Når viden deles, dokumenteres og opdateres løbende, bliver det lettere at træffe gode beslutninger, fortsætte langsigtede planer og skabe tryghed for både nuværende og kommende bestyrelser.
Relevante artikler
Find inspiration, viden og netværk
Bliv klogere på en lang række emner, som måtte have releavns i netop din boligforening, så du er klædt bedre på til kommende projekter eller udfordringer
Bestyrelsesarbejdet i andels- eller ejerboligforeninger er afgørende for en velfungerende og harmonisk ejendom både socialt og økonomisk.
Forbedring af ejendommens tilstand gennem omhyggelig planlægning og vedligehold kan sikre en stabil økonomi og øget ejendomsværdi
Optimer energiforbruget i jeres forening med effektive løsninger, der reducerer omkostningerne og fremmer ansvarlig brug af energikilder.
I boligforeninger er vi fælles om mange faciliteter, der er vigtige for beboernes komfort, trivsel og daglige bekvemmelighed.
Ved at styrke bygningens beskyttelse mod vejrpåvirkninger, kan I opnå et bedre indeklima samt lavere energiforbrug.
Udendørs områder og faciliteter i boligforeningen spiller en essentiel rolle for beboernes livskvalitet og velvære
Sikring af andels- og ejerboligforeninger mod skader er væsentligt for både beboernes sikkerhed og ejendommens værdi.
Tilmeld boligforening
Modtag automatisk gratis materialer med posten samt nyhedsbrev med viden, inspiration og invitationer til events.